La méthode s’appelle Inbox Zero et elle nous vient des Etats-Unis. L’expert en productivité Merlin Mann fait miroiter une belle promesse : finie la demi-journée de travail perdue à trier ses mails, bonjour gestion productive et efficacité !

Ouvrir sa boîte mail le matin peut devenir une grande source de stress devant la montagne d’informations et les nombreuses sollicitations. Pour vous aider à gérer ce canal de communication, nous vous proposons de tester Inbox Zero.

La méthode propose de limiter à cinq le nombre d’actions possibles pour vider sa boîte mail :

1. Supprimer
2. Transférer
3. Répondre
4. Remettre à plus tard
5. Effectuer (la requête du mail)

Concrètement cela signifie :

• Traiter ses mails plusieurs fois par jour dans des tranches de temps définies
• Supprimer ou archiver tous les mails qui ne nécessitent pas d’action
• Répondre immédiatement si cela peut être fait en moins de trois minutes
• Déplacer les mails qui demandent davantage de temps dans un dossier séparé
• Fixer une plage horaire pour répondre à ces mails

Cette méthode permet non seulement d’être plus efficace, mais également de diminuer la charge de stress engendré par une boîte mail qui déborde, le contrôle constant de l’arrivée de nouveaux mails et la relecture permanente des mails déjà lus (pour se rappeler de quoi il s’agit). On se concentre ainsi sur les informations essentielles et qui attendent une action de notre part.

Maintenant que vous avez la méthode, comment entamer la transition ?
Commencez par classer tous les e-mails vieux de plus d’un mois dans votre dossier « Archives » et concentrez-vous sur les mails reçus les trois derniers jours (avec la méthode Inbox Zero). Si vous n’arrivez pas à rattraper votre retard dans la planche horaire que vous vous étiez fixée, continuez de classer les mails vieux de plus d’un mois dans vos « Archives ».
Au fur et à mesure, vous allez vider votre boîte de réception et pourrez découvrir le plaisir d’ouvrir une boîte de réception avec des mails récents et déchargée du superflu. Tout en adoptant au fur et à mesure les bonnes pratiques de la méthode Inbox Zero.

Que faire ensuite de ces mails qui demandent plus que trois minutes pour y répondre ?
Les méthodes varient selon votre organisation et les logiciels que vous utilisez. Mais généralement un combo mail-agenda-to do list est une bonne option. Des applications disponibles gratuitement dans la plupart des systèmes d’exploitation : Google (Gmail + Google Agenda + Google Keep), Outlook (les trois dans la même application) et Apple (Mail, Calendrier et Rappels).
Afin d’éviter un aller-retour de mails, vous pouvez utiliser cette structure de réponses complètes, et donc plus efficaces :

• Contexte – Dans quel cadre j’écris ce mail ? (Entreprise, client, projet, …)
• Situation – Pour quelle raison j’écris ce mail ? (Problème, situation, …)
• Objectif – Quel est le but de mon mail ? (Transmettre une information, poser une question, …)
• Bonus – Propositions de solutions, de dates, de deadlines ou des questions concrètes.

Autres bonnes pratiques :

• Ecrire moins d’e-mails pour en recevoir moins en retour
• Utiliser le filtre spam pour ne plus recevoir de courriers indésirables
• Se désinscrire des newsletters que vous ne désirez plus suivre ou créer une règle pour les déplacer

Sources :
Le Secret du manager pour gérer efficacement ses mails
Comment bien gérer sa boîte d’emails ?
Comment atteindre Inbox Zero?